Introduction
Le but de ce document est de vous fournir de manière simple toutes les informations nécessaires sur le traitement de vos données à caractère personnel par le service Jeunesse de l’Administration Communale de Berchem-Sainte-Agathe, en vue de l’inscription de vos enfants à des activités extrascolaires organisées par la commune.
Quelles données sont traitées ?
Pour organiser les stages, les facturer et émettre les attestations fiscales, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
· nom, prénom, n° national de l’enfant et des parents,
· adresse postale,
· date de naissance de l’enfant,
· adresse mail des parents,
· n° de téléphone des parents ou d’autres personnes de contact utiles que vous nous précisez,
· informations pratiques (données de santé, régime alimentaires, etc.
Ces traitements de données sont réalisés sur les bases de licéité et pour les finalités telles que décrites dans le tableau ci-après :
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Base de licéité |
Données traitées |
Finalité(s) |
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Obligation légale |
N° national de l’enfant et des parents |
· Préremplir l’attestation fiscale, · Transmission obligatoire au Service Public Fédéral FINANCES pour le calcul de vos contributions |
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Contrat auquel vous êtes partie
Consentement éclairé supplémentaire |
Nom, prénom, adresse postale, date de naissance de l’enfant, adresse mail et n° de téléphone des parents
Informations de santé importantes de votre enfant |
· Organiser et assurer le stage · Emettre la facture
· Organiser et assurer le stage en adéquation avec l’état de santé de votre enfant et · Le prendre rapidement et correctement en charge en cas de blessure, d’accident ou de maladie |
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Consentement |
Informations pratiques comme le régime alimentaire |
Davantage affiner la bonne organisation et le bon déroulement du stage |
Si vous ne nous fournissez pas les informations requises sur base du contrat, nous ne serons pas en mesure d’inscrire votre enfant au stage souhaité.
Si vous ne nous donnez pas les informations de santé importantes concernant votre enfant, en cas d’accident ou de maladie, il pourrait être pris en charge de manière non adaptée, ce qui pourrait entraîner des conséquences plus graves, voire d’intérêt vital (ex. : allergie aux guêpes) dans son suivi médical.
L’ensemble de ces données sont conservées 3 ans
A qui sont transmises ces données ?
· Au SPF Finances pour leur donner les informations nécessaires au calcul de vos contributions,
· Au fournisseur de l’application permettant l’inscription de vos enfants en ligne (hébergement de l’application et des données),
· Aux ASBL et associations qui sont impliquées dans l’organisation des stages (animations des stages et plaines)
Il n’y a pas de transfert de vos données vers un pays tiers / une organisation internationale.
Les destinataires de vos données personnelles au sein même de l’administration communale sont :
· Les agents du service jeunesse qui organisent les stage et remplissent les attestations fiscales,
· Les agents du service finances (uniquement les données dont ils ont besoin) dans des cas spécifiques (ex. : paiements étalés ou par tiers).
Les données à caractère personnel que vous nous fournissez ne seront en aucun cas communiquées à d’autres services communaux ne traitant pas votre demande d’inscription, sauf en raison d’une obligation légale ou si le traitement de votre demande ou si votre dossier l’exige (p.ex. transmission au service juridique en cas de litige).
Vos données ne sont nullement transmises à d’autres autorités ou des tiers, sauf si vous en donnez l’autorisation explicite ou en application d’une exception légale.
Quels sont vos droits ?
Vous avez le droit de :
• Recevoir une information claire au sujet du traitement de vos données
• Consulter et obtenir une copie des données
• Demander une rectification de vos données
• Demander l’effacement des données (dans la mesure où il n’existe pas une obligation de conserver ces données),
• Demander la suspension du traitement de vos données (sans effacement)
• Retirer votre consentement à traiter vos données dans le futur pour les traitements qui se basent sur ce consentement
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter le service jeunesse de l’administration communale de Berchem-Sainte-Agathe (jeunesse.jeugd@berchem.brussels) ou son délégué à la protection des données (dpo@berchem.brussels)
Obtenir plus d’information ou introduire une réclamation
Pour toute question et/ou remarque concernant le traitement de vos données qui n’aurait pas reçu de réponse via l’adresse ci-dessus, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par email (dpo@berchem.brussels) ou par courrier postal à notre adresse générale, à l’attention du DPO.
Si vous pensez que vos données ont été traitées en violation de la législation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).